GDPR – Informace podle nařízení o ochraně údajů

Smyslem tohoto prohlášení o ochraně osobních údajů je vysvětlit, jakým způsobem Advantage Group a.s.  (dále AG) shromažďuje a používá osobní údaje, informovat vás o právech, která v souvislosti se svými osobními údaji máte.

AG zpracovává osobní údaje pro různé účely. První skupinu osobních údajů představují údaje, které získáváme přímo od vás, například když navštívíte naše webové stránky advantage-group.eu, poskytnete nám své kontaktní údaje za účelem obchodní spolupráce, nebo se ucházíte o zaměstnání ve společnsoti  AG. Druhou skupinou jsou osobní údaje, které získáváme v souvislosti s poskytováním odborných služeb vaší společnosti, například při provádění auditu. Třetí skupinu tvoří osobní údaje, které získáváme z veřejně dostupných zdrojů, jako je například LinkedIn. Toto prohlášení o ochraně osobních údajů pokrývá všechny tři výše uvedené skupiny osobních údajů.

1 Jaké osobní údaje zpracováváme?

Výraz „osobní údaje“ v tomto prohlášení znamená veškeré údaje týkající se fyzické osoby, které ji přímo nebo nepřímo identifikují, jako například jméno, identifikační číslo, lokační údaje nebo síťový identifikátor. Osobním údajem je také jeden či několik prvků specifických pro fyzickou, fyziologickou, genetickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo společenskou identitu fyzické osoby.

Osobními údaji jsou rovněž zvláštní kategorie osobních údajů, na jejichž základě lze usuzovat na:

  • Rasový nebo etnický původ
  • Politické postoje
  • Náboženské vyznání nebo filozofické přesvědčení
  • Členství v odborových organizacích
  • Genetické údaje
  • Biometrické údaje
  • Fyzický nebo duševní zdravotní stav
  • Sexuální život nebo sexuální orientaci

Osobními údaji jsou dále také údaje o odsouzení v trestních věcech a o trestných činech.

2 Jaké máte práva týkající se GDPR

V souvislosti se svými osobními údaji máte následující práva:

  • Právo na přístup k osobním údajům, které o vás AG vede;
  • Právo na opravu osobních údajů, pokud jsou například neúplné nebo nesprávné;
  • Právo kdykoli zrušit odběr marketingových materiálů;
  • Právo omezit zpracovávání osobních údajů, podat proti němu námitku nebo požádat o vymazání osobních údajů (za určitých podmínek a v souladu s platnými právními předpisy);
  • Právo získat kopii osobních údajů, které jste poskytli AG
  • Právo odvolat svůj souhlas s poskytnutím osobních údajů v těch případech, kdy jste osobní údaje poskytli dobrovolně nebo jste souhlasili s jejich použitím;

Pokud máte nějaké dotazy nebo chcete uplatnit svá práva, obraťte se prosím na pracovníka AG, s níž obvykle spolupracujete

3 Účel zpracování osobních údajů.

3.1 Návštěvníci webových stránek:

Osobní údaje, které o vás shromažďujeme, když navštívíte naše webové stránky, lze rozdělit do dvou kategorií.

Dobrovolně poskytnuté informace

V prvé řadě shromažďujeme osobní údaje, které dobrovolně poskytujete prostřednictvím našich webových stránek, například při vyplňování online formulářů pro kontaktní účely. Jedná se například o následující informace:

  • Jméno
  • Název obchodní společnosti nebo jiné organizace
  • Informace o vzdělání
  • Údaje o společnosti/organizaci
  • Kontaktní informace, např. primární e-mailová adresa, další e-mailové adresy, telefonní čísla

Jiné osobní údaje, které nám dobrovolně poskytnete

Zvláštní kategorie osobních údajů (citlivé údaje) cíleně neshromažďujeme, vedeme je pouze v případě, že nám je sami poskytnete. I když jsou na webu ve formulářích volná textová pole, nejde nám o to, abyste do nich zadávali citlivé osobní údaje. Takové informace do volných polí neuvádějte. Pokud tak přesto učiníte, dáváte tím svůj souhlas s jejich shromažďováním a zpracováním.

Automaticky shromažďované informace

Některé osobní údaje během vaší návštěvy webových stránek AG shromažďujeme automaticky z vámi použitého koncového zařízení. Jedná se o takové informace, jako je vaše IP adresa, typ zařízení, jeho jedinečné identifikační číslo, typ prohlížeče, operační systém, zeměpisná poloha a další technické údaje. Sbíráme rovněž informace o interakci vašeho zařízení s naším webem, včetně navštívených stránek a kliknutí na odkazy. Tyto informace nám umožňují lépe poznat návštěvníky našich webových stránek, např. to, odkud pocházejí a jaký obsah na našem webu je zajímá. Informace používáme pro účely interní analýzy a ke zlepšení kvality a relevantnosti našich webových stránek pro návštěvníky. Shromažďujeme je pomocí cookies a podobných technologií.

Pro jaké účely zpracováváme osobní údaje návštěvníků našeho webu:

  • analýza dat týkající se návštěvníků našich webových stránek a informace o provozu na našich webových stránkách;
  • rozvoj naši činnost a zkvalitňování poskytované služby;
  • posílání marketingových materiálů,
  • benchmarking a analýza dat
  • zjištění jakým způsobem návštěvníci využívají vlastnosti a funkce našich webových stránek;
  • kontrola podmínek užívání a zajištění jejich dodržování;
  • poskytnutí služeb a informací;

Právní důvody zpracování osobních údajů návštěvníků našich webových stránek:

  • máme oprávněný  zájem na tom, abychom vám mohli poskytovat informace a služby efektivním způsobem a aby naše činnost byla v souladu se zákonem;
  • máme oprávněný zájem na rozvoji a zkvalitňování našich webových stránek a vaší uživatelské zkušenosti;
  • umožňuje nám výslovný souhlas návštěvníka našich webových stránek.

3.2 Klienti

Shromažďujeme a používáme rovněž osobní údaje klientů, kteří nás pověřili poskytováním odborných služeb, avšak pouze v případě, že pro to máme relevantní důvody související s těmito službami.

V souvislosti s poskytováním odborných služeb zpracováváme rovněž osobní údaje fyzických osob, které nejsou našimi přímými klienty (jedná se např. o zaměstnance, zákazníky nebo dodavatele našich klientů).

Většinu osobních údajů, které shromažďujeme a používáme pro účely poskytování služeb, nám dobrovolně zpřístupňují naši klienti (případně je získáme od třetích stran na žádost našich klientů). Pokud jste tedy klientem AG, bude vám obvykle známo, jaké osobní údaje shromažďujeme a používáme. Jedná se např. o následující informace:.

Vámi poskytnuté informace používáme pro následující účely:

  • služeb, které vám poskytujeme;
  • správy a řízení našeho smluvního vztahu;
  • pro účetní a daňové účely;
  • pro marketingové účely
  • pro účely plnění našich zákonných a regulačních povinností;
  • pro účely stanovení, výkonu a ochrany zákonných práv;
  • pro dokumentační a statistické účely.

Máte-li jakékoli dotazy ohledně zpracování svých osobních údajů, obraťte se prosím na náš tým. Váš dotaz nebo požadavek bude předán příslušnému pracovníkovi/týmu.

3.3 Poradenství

V rámci poradenství zpracovává AG široké spektrum informací, včetně všech typů osobních údajů. Charakter zpracovávaných osobních údajů závisí na poskytované službě a na sektoru, v němž klient AG působí.

Příklady osobních údajů shromažďovaných AG poskytujícími podnikové poradenství:

  • Kontaktní údaje, např. jméno, adresa, telefonní čísla a e-mailová adresa;
  • Personální agenda klientů nebo seznamy dodavatelů, v nichž jsou uvedeny osobní údaje zaměstnanců nebo dodavatelů klienta, např. jméno, kontaktní údaje, datum narození, osobní identifikační číslo, pracovní smlouvy a servisní smlouvy;
  • Finanční údaje, např. informace o mzdách, o důchodech a penzijních plánech a čísla bankovních účtů;
  • Osobní údaje zaměstnanců, kteří by mohli být ovlivněni změnami dodavatelského řetězce nebo outsourcingem;
  • Údaje o zákaznících

3.4 Kontaktní údaje v systému řízení se zákazníky

V systému řízení vztahů se zákazníky (Customer Relationship Management, CRM) vedeme kontaktní údaje bývalých, stávajících a potenciálních klientů a osob, které jsou jejich zaměstnanci nebo které s nimi spolupracují, a další kontaktní údaje. Systém CRM slouží AG pro podporu jeho činnosti. 

V systému CRM vedeme tyto typy osobních údajů:

  • Jméno, funkce, poštovní adresa, e-mailová adresa, telefonní číslo a číslo faxu
  • Název zaměstnavatele nebo organizace, se kterou daná osoba spolupracuje/spolupracovala;
  • některou E-mailovou komunikaci;
  • AG cíleně neshromažďuje žádné citlivé údaje, s výjimkou případů, kdy nám je sami poskytnete

Právní důvody zpracování kontaktních údajů:

  • Výslovný souhlas osoby, která nám poskytla kontaktní informace;
  • Náš oprávněný zájem na tom, abychom mohli efektivně řídit naše vztahy s obchodními partnery a poskytovat informace o AG, našich službách, které poskytujeme.

3.5 Účastníci e-mailové komunikace a AG

AG využívá celou řadu nástrojů k zajištění bezpečnosti své IT infrastruktury, včetně prvků elektronické pošty. Pokud zasíláte e-mail příjemci v AG, uvedené nástroje vaši zprávu z důvodu zajištění bezpečnosti firemní IT infrastruktury zkontrolují.

Právní důvody zpracování osobních údajů účastníků e-mailové komunikace s AG:

  • Náš oprávněný zájem na ochraně IT infrastruktury společnosti před neoprávněným přístupem nebo únikem dat;
  • Náš oprávněný zájem na analýze e-mailového provozu.

4 Předávání osobních údajů

Přijímáme odpovídající bezpečnostní a právní opatření k zajištění bezpečnosti a integrity osobních údajů předávaných v rámci organizace AG. Vaše osobní údaje budou zpracovány rovněž poskytovateli služeb, kteří zajišťují služby a interní pomocné procesy pro AG.

Shromažďované osobní údaje předáváme nebo sdělujeme externím poskytovatelům služeb, které jsme pověřili zajišťováním našich interních pomocných procesů. Jejich služeb využíváme mimo jiné pro:

  • k poskytování všeobecné kancelářské podpory a překladatelských služeb; 
  • k poskytování služeb účetnictví, financí a fakturace; 
  • k poskytování IT služeb, včetně správy a zabezpečení systému, ukládání dat, analytiky, obchodních aplikací

Spolupracujeme  pouze s externími poskytovateli služeb, kteří se zavázali zajistit odpovídající úroveň ochrany údajů, zabezpečení a důvěrnosti, a kteří dodržují veškeré příslušné právní předpisy týkající se předávání osobních.

5 Uchovávání záznamů

Uchováváme osobní údaje pouze tak dlouho, jak je to nutné pro účely uváděné v části 3 „Účel zpracovávání osobních údajů“.